Alternance - Assistant / Assistante d'agence et de projets - Toulouse

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. 

Nos 10 000 collaborateurs, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Stagiaire Assistant d’agence et de projets (H/F)

Rattaché à la branche « Bâtiments, Régions & Equipements » (600 collaborateurs au niveau national), notre agence de Toulouse / Occitanie compte 45 collaborateurs.

L’agence réalise des missions de management de projet et d’ingénierie dans le bâtiment pour des clients dans les domaines de l’industrie, de la santé publique et privée, de l’immobilier d’entreprise (Bureaux, résidentiel, retail, hôtellerie), des équipements et ouvrages publics (Enseignement, culture et loisir, sureté, défense).

Votre tutrice accompagnera votre progression sur les missions et principales tâches suivantes :  

Au titre d’assistant polyvalent d’agence

• Accueil Physique des visiteurs/livraisons agence
• Accueil/standard téléphonique agence
• Gestion des courriers Entrées/Sortie
• Assistance à la gestion des véhicules de service de l’agence
• Assistance à la gestion de l’entretien des locaux de l’agence
• Assistance à la gestion du parc informatique de l’agence
• Assistance à la gestion des fournitures de l’agence (bureau, EPI, etc.)

Au titre d’assistant de projets/missions

• Assister l’ensemble des collaborateurs de l’agence dans la rédaction, la frappe et la mise en page de documents (courriers, Cahier des charges, demandes d’avenants missions, Tableau comparatif des offres sur Excel etc.)
• Collecter, Organiser et réaliser le classement des documents Entrée/Sortie des différentes missions de l’agence pour le compte des collaborateurs de l’agence (format papier et électronique)
• Assister les chefs de projets à réaliser les tâches administratives leur incombant (rédaction/diffusion des Compte rendus d’études/de chantier, Ordres de Service, gestion des situations d’avancement des entreprises, tableau de bord financier de chaque projet, suivi VISA, AOR, DOE, DGD, GPA etc.),

En fonction du profil et de l’appétence du candidat, une dimension support commercial pourra également être intégrée aux responsabilités de ce poste (support montages candidatures et offres auprès de l’équipe de Direction commerciale et responsables d’offres, interfaces avec les Architectes, éditions et mises à jour des outils et tableaux de bord).

Vos atouts

Vous préparez une formation BAC +2 en alternance spécialisée en Assistanat de Gestion, vous souhaitez mettre en pratique vos connaissances et compétences en maîtrise d’œuvre/BET Bâtiment.

• Vous ne travaillez jamais seul, un bon esprit d’équipe, une grande curiosité et l’envie d’apprendre seront vos atouts pour réussir.
• Possédant des qualités d’écoute & de communication, un sens organisationnel, un excellent relationnel, rigoureux, à l’aise à l’écrit et à l’oral, proactif, dynamique.

• Connaissances spécifiques : Pack Office (Maitrise parfaite Word, Excel et Powerpoint)

Contraintes spécifiques liées au poste : horaires postés 08h30/09h00 à 16h30/17h00

Nous vous offrons :

• Un tremplin pour votre future carrière chez Artelia 
• Un tuteur proche de vous au sein d’une équipe à taille humaine
• Des experts métiers pour vous accompagner
• Une montée en compétences en travaillant sur des projets variés, de différentes tailles, y compris sur des projets emblématiques
• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• 27 jours de congés
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation, nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Une équipe RH dédiée pour vous guider durant votre alternance

Notre process de recrutement :

En 2 étapes :

• Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
• Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.
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• Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

• Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu’aux personnes non binaires.